Intégration, assemblée générale, conférence, conseil de direction, team building, séminaire de rentrée ou encore séminaire commercial notamment, vous êtes chargé d’organiser les séminaires de votre entreprise sur Paris. Véritables temps forts, de plusieurs heures à quelques jours, il vous faut trouver un lieu en dehors des locaux de l’entreprise. Outil de management par excellence, vous êtes en quête du lieu parfait. Et pour cause, le choix est déterminant dans la réussite du séminaire.
Voici les meilleurs points à prendre en compte pour trouver la salle la plus appropriée.
Salle pour un séminaire : l’objectif
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Parce que le séminaire revêt différentes formes, le premier critère qu’il vous prendre en compte est l’objectif. Il existe un large choix de salles sur Paris, toutes ne répondent pas aux mêmes besoins. Dès lors, définissez avec précision :
- Le genre de séminaire qu’il vous faut organiser : lancement d’un nouveau produit, formation des collaborateurs, comité de direction, afterwork …
- La durée du séminaire : quelques heures, 1 jour, 1 soirée ….
- Le but visé par le séminaire : former les équipes à de nouveaux process, récompenser les efforts des équipes, développer les compétences managériales, susciter la curiosité …
Autant de points indispensables pour sortir du commun et trouver la salle parfaite sur Paris.
Salle pour un séminaire : la confidentialité, l’ambiance
Hôtel urbain en plein cœur de La Défense, hôtel niché en plein cœur d’un parc boisé, manoir isolé sur une île à quelques minutes de la Bastille, cinémathèque, hôtel galerie mêlant Art Déco et Street-Art entourant une piscine, complexe à proximité immédiate de l’aéroport Roissy Charles de Gaule … vous pouvez aisément constater que l’environnement diffère totalement d’un lieu à l’autre. Raison pour laquelle après l’objectif, il vous faut définir si :
- le degré de confidentialité est important ou non,
- le lieu doit plutôt convivial, propice à la réflexion ou faciliter l’échange,
- l’endroit doit être inspirant, marquer les esprits, resserrer les liens,
- la salle du séminaire doit être dans un endroit où les jeux en extérieurs sont possibles, où les participants peuvent passer la nuit, proche d’un aéroport.
Bien entendu, ces questionnements ne sont pas exhaustifs. Ils ont pour objectifs de vous aider à trouver la bonne salle sur Paris en fonction de ses accès, des besoins d’ambiance, de sa situation géographique, du dynamisme de la zone et de logistique que vous devrez mettre en place.
Salle pour séminaire : le budget, le nombre de participants
Autre critère et non des moindres : le nombre de participants. Il est évident que vous n’avez pas vous orienter vers une salle d’une capacité de 80 personnes s’il vous faut organiser un séminaire pour 350 personnes. Pour programmer au mieux votre séminaire, faites une liste de tous les participants. Si les conjoints, les enfants sont eux aussi conviés, notez-les. Il est impératif de connaître le nombre théorique de personnes qui peuvent être présentes. Une fois le nombre de personnes défini, pensez au budget. Pour cela, demandez-vous :
- Combien de salles faut-il ?
- Combien de chambres sont nécessaires ?
- D’où viennent les participants (autre région, de l’étranger, proche de l’entreprise …) ?
- Quels services sont essentiels (accès facile, lieu atypique, nature, parking, centre-ville, avec restauration, spa, Wifi, salle contemporaine, restauration, prêt de mobilier et de matériel informatique, plateau-repas, accueil des invités par des hôtes et hôtesses dédiés …) ?
- Quel est le standing attendu (1, 2, 3, 4, 5 étoiles) ?
- Quel est le type d’établissement qui répond à l’objectif (abbaye, auberge, casino, cave, karting, château, ferme, golf, manoir, moulin, restaurant, salle de réception, mas, hôtel, théâtre …) ?
- Quels éléments originaux sont possibles (chaises suspendues, curiosités exotiques, baby-foot, possibilité d’écrire sur les murs, de profiter de l’espace spa …) ?
Pour finir, assurez vous que la salle de séminaire soit aussi confortable, modulable et équipée selon vos besoins.
