Comment remplir une fiche d’appel téléphonique ?
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Les entreprises peuvent sous-traiter la réception d’appel auprès d’un spécialiste pour différentes raisons. En principe, elles veulent confier les clients entre les mains d’experts ayant été formés sur la méthode croc ou la méthode cerc. Ces spécialistes de la communication transmettront ensuite les messages provenant des appels entrants vers les responsables adéquates. Pour ce faire, ils utiliseront une fiche d’appel téléphonique. Elle doit être remplie avec minutie en appliquant les indications ci-dessous.
À quoi sert la fiche d’appel téléphonique ?
Dans le cadre d’une prospection téléphonique, la méthode croc est fréquemment utilisée dans le but de convaincre l’interlocuteur à effectuer une action.
Cependant, les clients peuvent aussi appeler les entreprises pour divers motifs. Ces appels doivent être retranscrits dans une fiche d’appel téléphonique pour connaître les problèmes rencontrés par l’émetteur. C’est à partir des données transmises que les managers pourront décider de l’acte à accomplir ou des changements à entreprendre au sein du service.
Quel champ remplir dans le document ?
La fiche d’appel téléphonique est constituée de plusieurs champs et onglets. Dans les grandes lignes, elle comportera les éléments suivants :
• Les coordonnées de l’émetteur
• Les informations en rapport avec l’appel
• Le message
Dans les coordonnées de l’émetteur, il faut avoir des renseignements sur le nom, le service, le numéro de téléphone et l’heure de l’appel. Puis, vous mettez le nom de la personne que l’émetteur a voulu joindre ou le service.
Dans les informations liées à l’appel, vous devez cocher des cases. Il est possible de voir « ’désire être rappelé »’, « ’désire-vous rencontrer »’ ou « ’ a téléphoné “’. La rubrique traduit donc les buts du client ou les démarches qu’il a entreprises.
Et dans le champ dédié pour le message, vous pouvez écrire le motif qui a conduit le client à appeler. Il veut par exemple vous contacter pour faire valoir sa période de garantie. Il peut encore établir la communication pour se plaindre du produit.
