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Restitution des clefs de l’entreprise : modèle de lettre et conseils

by Arnaud

De nombreuses actions et démarches dans le milieu professionnel demandent des formalités afin d’être pleinement exécutées. En effet, il existe de petites démarches à première vue banales mais qui à longue période peuvent avoir des conséquences sur la bonne tenue de votre entreprise. Il est alors indispensable de mettre en place des mécanismes, des règles et des documents. Tout ceci afin d’anticiper sur tout blocage de l’appareil de production situation de conflits ou de mécompréhension.

En situation de conflits, qui freine généralement le bon fonctionnement de  l’entreprise, la restitution des clefs et du matériel devient un véritable casse-tête. Par ailleurs, quand un employé quitte votre entreprise soit sur décision propre ou pour renvoi, il est important qu’il fasse les points. C’est-à-dire qu’il doit restituer les clefs de votre commerce, de votre magasin ou simplement la voiture de fonction. Voici dans cet article, un prototype d’attestation de restitution de matériel.

Une fois les clefs restituées : l’attestation de restitution

Pendant la procédure et dans les bonnes conditions, votre employé ou votre partenaire vous rend le matériel et les clefs. A votre tour, vous devez produire une attestation à votre ancien employé pour prouver que vous aviez effectivement pris les clefs et le matériel. Le type de lettre à produire dans ce cas est semblable à celui présenté précédemment.

Je, soussigné (NOM ET PRÉNOM DE L’INTERVENANT)

demeurant au (ADRESSE)

reconnaît avoir reçu

__________ jeux de __ clés

__________ ordinateur portable

__________ télécommande de portail

__________ télécommande d’alarme

de la part de (NOM DU SALARIÉ) 

Par ce document, l’employeur/l’entreprise atteste avoir récupéré l’intégralité du matériel mis à la disposition du salarié/collaborateur et s’engage à ne plus réclamer d’objet ou de clefs à ce dernier. 

Date : _____

Signature : _____

A ce contenu vous devez naturellement joindre l’en-tête de l’entreprise sur ces différents formulaires et si possible les personnaliser selon votre bon vouloir. A cette fin, vous pouvez prévoir une rubrique intitulée « Réserves éventuelles » pour y ajouter vos différentes remarques concernant l’état du matériel et les pertes éventuelles orchestrées.

Modèle de lettre de restitution des clefs en entreprise

L’une des premières démarches à tenir est de remplir un formulaire pour le responsable des clés ou du matériel. Ceci est important pour attester que ce dernier a effectivement reçu les clés ou le matériel. Ce type de lettre est généralement simple. Voici un exemplaire.

Je, soussigné (NOM ET PRÉNOM DU SALARIÉ)

demeurant au (ADRESSE)

reconnaît avoir reçu

__________ jeux de __ clés

__________ ordinateur portable

__________ télécommande de portail

__________ télécommande d’alarme

de la part de ________

Notez que ce matériel demeure la propriété de l’entreprise : il est convenu que (NOM DU SALARIÉ) pourra l’utiliser dans son travail et non à d’autres fins. (NOM DU SALARIÉ) s’engage à restituer l’intégralité des clefs et du matériel lors de la rupture de ses relations contractuelles avec (NOM DE L’ENTREPRISE). 

En cas de perte ou de détérioration du matériel, (NOM DU SALARIÉ) pourra être tenu de rembourser à (NOM DE L’ENTREPRISE) la valeur de ce matériel. 

Date : _____

Signature : _____

Que faire si mon salarié ne veut pas me rendre les clefs de l’entreprise ?

Il peut arriver qu’avant de quitter votre entreprise, le salarié ne vous rende pas le matériel prêté, ou qu’il en rende juste une partie. Vous devez d’abord savoir que dans le contrat de travail, il est mentionné que l’employé doit rendre le matériel utilisé. Cette partie vous protège au cas où vous n’aurez pas tenu une attestation de prêt.

Ainsi, lorsque le salarié fait la sourde oreille malgré vos nombreuses relances amiables, vous pouvez saisir le tribunal. Dans le cas d’espèce, c’est le tribunal des Prud’hommes qui est compétent. Vous devez le saisir alors par l’intermédiaire d’un référé pour non respect de clauses contractuelles avec une demande de dommages et intérêts.

Votre ancien salarié pourra alors recevoir par le biais de la poste une convocation. Habituellement, cette réception doit entraîner une remise immédiate du matériel et des clefs. Dans ce cas, vous pouvez relancer le tribunal et déclarer votre référé sans cause. Vous pourrez alors reprendre normalement vos activités.

Les règles respecter pour une lettre de restitution efficace

Ce qu’il convient de faire dans tous les cas est de prévoir un document formel dans la remise et la restitution des clefs. Ce dernier doit être assez précis et fiable. Il y a donc quelques détails auxquels vous devez faire attention pour éviter de gérer des déconvenues. Voici donc des règles importantes auxquelles vous devez tenir :

  •  Être précis et décrire dans les détails le matériel prêté ou restitué en tenant compte de sa marque, de son état, du modèle, de la couleur, de son numéro de série si possible, de son fonctionnement et des défauts à la prise et à la restitution. C’est très important pour pouvoir comparer l’état fonctionnel et sa présentation avant et après le prêt quelle que soit la durée d’utilisation.
  • Vous devez vous organiser au maximum afin de conserver les lettres de restitution à un endroit sûr. Ainsi, vous pourrez les retrouver dès que le besoin se fera sentir.
  • Garder jalousement le numéro de téléphone ou les adresses du salarié (ayant reçu les clefs) afin de pouvoir assez rapidement en temps de crise.

Si vous suivez ces règles vous allez vous éviter beaucoup d’ennuis administratifs par rapport à la tenue effective de votre matériel.

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